1.Tapahtuman idea, teema, nimi ja tarkoitus?
Mikä on tapahtumasi idea ja teema? Mikä sopisi tapahtumallesi nimeksi? Mikä on tapahtumasi tarkoitus? Minkälaisen mielikuvan haluat tapahtumastasi luoda?
2. Kohderyhmä
Kenelle tapahtumasi on pääsääntöisesti tarkoitettu? Onko samaan aikaan päällekkäisiä tapahtumia – katso Nakkilan kunnan tapahtumakalenterista mahdolliset päällekkäisyydet.
3. Ajankohta ja paikka
Milloin tapahtumasi järjestetään? Kauanko se kestää? Missä se järjestetään? Onko tapahtumapaikka tapahtumallesi sopivan kokoinen? Katso tästä Nakkilan tapahtumapaikat. Miten tapahtumaan pääsee, kulkuyhteydet? Onko tapahtumapaikka esteetön?
4. Aikatauluta!
Millaisella aikataululla tapahtumaasi aletaan suunnitella? Yleensä tulee kiire, aloita ajoissa. Mitkä ovat tärkeitä päiviä esim. varausten vahvistamisen kannalta ja milloin luvat tulee lähettää?
5. Budjetti
Kuinka suuri budjetti sinulla on ja mistä se koostuu? Onko tapahtumaasi mahdollista hakea tukea esim. Leader Karhuseudulta? Onko mahdollisilla rahoittajilla jotain tiettyjä ehtoja, jotka pitää huomioida?
6. Tekniikka, koristelu, tunnelman luonti ja kalustus
Millaista tekniikkaa tapahtumasi vaatii? Tarvitaanko äänentoistoa, valoja tms?.Tarvitseeko tilaa somistaa erityisesti tapahtuman teeman mukaisesti esim. kukkia? Millaista kalustoa (esim. pöytiä ja tuoleja) tapahtuma vaatii ja kuinka paljon?
7. Ohjelma ja esiintyjät
Mitä ohjelmaa tapahtumassasi on? Ketkä esiintyvät? Mitä tapahtuu silloin kun ei ole esiintyjiä? Voiko tapahtumaasi liittyä oheistapahtumia? Tarvitsetko tapahtumaasi juontajan?
8. Alueelliset yhteistyökumppanit
Onko tapahtumallesi mahdollista hankkia yhteistyökumppaneita? Seurat ja järjestöt löytyvät täältä